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Auf Geschäftskorrespondenz mit der man Rechtsgeschäfte abschließt, wie Rechnungen und Angebote sind diverse Pflichtangaben notwendig. Wenn man daher neues Briefpapier plant ist diese Checkliste mit den wichtigsten Angaben hilfreich.
Es gibt Pflichtangaben, die eindeutig die Firmierung auf dem Geschäftsbriefpapier kennzeichnen. Auch Verwendung von Steuer-Nr. oder USt.-ID, Bankverbindung u.ä. wird bei Trendstrom immer wieder nachgefragt und schnell hat man wichtige Angaben wie die Internetadresse oder E-Mail-Adresse vergessen.
Deshalb haben wir folgende Checkliste für wichtige Angaben auf dem Geschäftsbriefpapier als Hilfe erstellt. Es empfiehlt sich aber dennoch vorab seinen Rechtsanwalt und Steuerberater zu befragen (alle Angaben ohne Gewähr):
- Firmenname
Beachten Sie untenstehende
Pflichtangaben zur Firma!
- Straße/Hausnummer
- Postleitzahl/Ort
- eventuell Land
- eventuell Niederlassungen
- eventuell Postfachadresse
- Telefon
- Fax
- Internetadresse
- E-Mail
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Beispielangaben:
Multimöbel
Industrieeinrichtungen
Gerd Schreiner
Maximilian-Allee-163a
13455 Berlin
Deutschland
Telefon 030-40 05 67 54
Fax 030-40 05 67 55
www.multimoebel.de
E-Mail: info@multimoebel.de
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Angaben für Unternehmen, die NICHT im Handelsregister eingetragen sind:
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Freiberufler |
Gesellschaft
Bürgerlichen
Rechts |
Partnerschafts
gesellschaft |
Nachname+
Vorname |
Nachname+
Vorname |
Alle
Nachnamen
+ 1 Vorname
oder
1 Vorname,
2 Nachnamen
+ "& Co." |
Nachname mind. eines Partners + Zusatz
"& Partner" bzw. "Partnerschaft" + Berufsbezeichnungen
aller Partner
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z.B.
Modeboutique
Martina Schön |
z.B.
Axel Hell,
Kreativ ist sexy |
z.B.
Spedition
Martin Gans,
Müller & Co. GbR |
z.B.
Kanzlei
Schlau & Partner
Steuerberater |
Angaben für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind:
- Gilt für
e.K.
OHG
KG
GmbH & Co. KG
GmbH & Co. OHG
GmbH
AG
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- Gilt nur für
GmbH & Co. KG
GmbH & Co. OHG
GmbH
AG
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- Vollständige Firma mit Rechtsform
(wie im Handelsregister eingetragen)
- Möglicher Zusatz:
- Geschäftsbezeichnung, Inhaber
- Sitz der Firma
- Registergericht
- Handelsregisternummer
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- Haftender Gesellschafter ist eine GmbH -> GmbH-Pflichtangaben!
- Alle Geschäftsführer + ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrates, jeweils mit Vor- und Nachnamen
- Alle Vorstandsmitglieder + ggf. Vorstandsvorsitzender
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- Beispiele:
- Musikhaus e.K
- Schreinermöbel GmbH
- Instrumentenverkauf
- Inhaber Michael Klein
- Sitz: Stuttgart
- Amtsgericht Stuttgart
- HRB 12345
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- Beispiele:
- Geschäftsführer: Ernst Schneider, Jürgen Michalowski
- Aufsichtsratsvorsitzender Lothar Kind
- Vorstand: Richard Klein
GmbH & Co. KG
- Vorstandsvorsitzender: Jens Schwarz
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Steuer-Nr. oder USt.-ID-Nr.
Grundsäztlich ist die Angabe von mindestens einer der beiden Nummern notwendig. Die Steuer-Nr. ist ausreichend, wenn Sie innerhalb Deutschlands tätig sind. Die Umsatzsteuer-ID-Nummer ist für Abwicklungen innerhalb der EU notwendig. Es empfiehlt sich grundsätzlich eine USt.-ID-Nr. zu beantragen und ausschließlich diese zu verwenden, denn dann können Sie auf die Angabe der Steuer-Nummer i.d.R. verzichten.
Ausnahmen für die Angabe der Steuer-Nummern kann die Abwicklung mit Privatpersonen sein. Am besten fragt man vorab seinen Steuerberater über die richtige Verwendung für seine Branche und Rechtsform.
Überlegenswert ist auch, die Steuer-Nummer bzw. USt.-ID beim Briefpapierdruck wegzulassen und nur bei Notwendigkeit flexibel mit dem Rechnungsformular einzudrucken.
Optionale Angaben zu Bankverbindung, etc.:
Überlegen Sie, ob Sie folgende Daten eventuell nicht einfach lieber nur dort mit ausdrucken, wo sie benötigt werden, insbesondere auf Rechnungen. Schließlich werden diese Daten nicht auf jeder Korrespondenz benötigt und wirken deshalb manchmal störend. Auch muss nicht jeder immer gleich Ihre Bankdaten erfahren. Wenn Sie allerdings vorwiegend nur Rechnungen schreiben, können die Daten auf Ihrem Briefbogen eventuell auch sinnvoll sein:
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